Onemeeting als intermediair is ontstaan omdat het locatieaanbod niet toereikend was, wij wilden een groter aanbod van locaties kunnen bieden aan onze klanten, zodat zij altijd via één partner al hun bijeenkomsten (en meer) kunnen organiseren. Bovendien willen we dit beheren vanuit één systeem. Bij de ontwikkeling van een nieuw systeem was ons uitgangspunt dan ook niet alleen om klanten en locaties samen te brengen, maar waren wij ook geënt op een systeem dat in locaties zou werken als een compleet PMS (Property Management System) en intern voor onze commerciële afdeling als een CMS (Client Management System). Met dit in gedachten zijn we begonnen aan de ontwikkeling van ons integrated Meeting System dat we nu kennen als OMS Onemeeting System.

Voordat een eigen systeem ontwikkeld kan worden, is begrip en kennis van de huidige werkwijzen en gewenste verbeteringen noodzakelijk. Om dit te realiseren zijn er meerdere workshops georganiseerd binnen locaties en binnen alle afdelingen. Hierbij werden ontwikkelaars van The Gateway Digital meegenomen in de huidige werkwijzen binnen de bestaande systemen. Deze workshops zijn gebruikt om de pluspunten en beperkingen van de huidige systemen te bespreken. Hieruit is een projectplan beschrijving gekomen die wij vervolgens weer getoetst hebben met de betrokken gebruikersgroepen. Zo zijn er goedlopende en logische processen opgesteld, die de werkwijzen efficiënter en gemakkelijker maken.

De livegang van OMS Onemeeting System heeft onze organisatie hoogst efficiënt gemaakt. De verschillende afdelingen hoeven minder onderling na te vragen of op elkaar te wachten, maar kunnen alle informatie op een vaste en logische plek terugvinden in één en hetzelfde systeem.

Met de komst van OMS Onemeeting System is het eindelijk echt mogelijk geworden alle locatie reserveringen eenvoudig te centraliseren naar één plek. Reserveringsafdelingen in locaties zijn verkleind of opgeheven, door het slim ingerichte systeem met multi property functie kunnen er meer reserveringen behandeld worden met minder medewerkers. Per jaar worden er via OMS Onemeeting System ruim 35.000 boekingen aangevraagd, waarvoor bevestigingen en vaak meerdere wijzigingen verwerkt moeten worden. Naast centralisatie van reserveringen, heeft OMS Onemeeting System het ook mogelijk gemaakt om de administratie afdeling te centraliseren. Door de integratie met AFAS Profit gaat factureren snel en meest foutloos. Er is geen medewerker administratie in iedere locatie meer nodig, één kleinere maar efficiënt ingerichte administratie afdeling volstaat.

Doordat OMS [Onemeeting System] het oude CRM pakket vervangen heeft, is de klantinformatie nog maar in één systeem opgeslagen en kunnen alle afdelingen die ermee gemoeid zijn de benodigde informatie direct inzien wanneer zij het nodig hebben. Er zijn geen aparte meetings of handmatige lijsten die gedeeld moeten worden tussen bijvoorbeeld management, sales- en reserveringsafdeling meer nodig. Elke medewerker die over de informatie moet kunnen beschikken, kan dit zelf in rapportages uit het systeem halen. Hierdoor zijn de lijnen tussen de afdelingen nog korter geworden en worden klanten beter bediend. Alle commerciële medewerkers zijn op de hoogte van gemaakte afspraken en de klant ervaart hierdoor een betere service. Dit bij elkaar resulteert in een hogere klantretentie.

Daarnaast hebben de operationele afdelingen in de locaties met OMS [Onemeeting System] zelf gemakkelijker de beschikking over complete en vooral up to date boekingsinformatie. Wijzigingen door de klant online of door een Meeting Expert in OMS [Onemeeting System] zijn direct in de boekingen verwerkt. Operationele overzichten en functiesheets zijn hierdoor altijd up to date in OMS [Onemeeting System], er is geen handmatig werk meer voor nodig. Er zijn speciale rapporten ontwikkeld die in de locaties uitgedraaid worden om recente wijzigingen te zien, wijzigingen doorbellen is hiermee verleden tijd. In de meeste locaties vervangt OMS [Onemeeting System] ook een apart Point Of Sale systeem. Operationele medewerkers kunnen zelf extra artikelen die ad hoc aangevraagd worden aan de reservering toevoegen of kunnen dit direct met de klant afrekenen, inclusief factuur.

ISO 27001 is een internationale norm gepubliceerd door de Internationale Standaardisatie Organisatie (ISO) en het beschrijft hoe informatiebeveiliging in een bedrijf kan worden beheerst. De meest recente versie van deze norm werd gepubliceerd in 2013, en de volledige titel is nu ISO/IEC 27001:2013. ISO 27001 kan in elke organisatie worden geïmplementeerd, profit of non-profit, privaat of in het bezit van de staat, klein of groot. Het is geschreven door ‘s werelds beste experts op het gebied van informatiebeveiliging en levert de methodologie voor de implementatie van informatiebeveiliging in een organisatie. Het stelt ook bedrijven in staat zich te certificeren, hetgeen betekent dat een onafhankelijke instantie dan bevestigd heeft dat de organisatie informatiebeveiliging heeft ingevoerd in lijn met de ISO 27001 en aantoonbaar maakt dat de organisatie informatieprocessen beheerst en de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van bedrijf kritische informatie borgt.

Het startpunt is begin 2018 geweest toen er als gevolg van de nieuwe AVG-wetgeving door een externe partij een AVG-compliance check is uitgevoerd. Dit heeft geleid tot een intern traject om alle acties uit te voeren om AVG-compliant te worden. In de loop van dit traject is de behoefte ontstaan om tot een ISO 27001 certificering te komen. Hiervoor is in november 2018 een nulmeting gedaan door een externe partij. In 2019 is de conclusie getrokken dat het belang van een geborgd Informatiebeveiligingsbeleid en ICT-beveiliging steeds groter werd. Dit was mede gedreven door de nieuwe AVG-wetgeving, maar ook vanuit behoefte van klanten en potentiële klanten om zichtbaar te maken dat wij een betrouwbare en veilige partner zijn op vlak van informatiebeveiliging. In dat kader is besloten een traject op te starten om tot een ISO 27001 certificering te komen. De nulmeting uit 2018 is het startpunt geweest om aan de slag te gaan met alle actiepunten en een oplossing te vinden voor alle noodzakelijke inrichtingsvragen. We hebben ons voor dit traject extern laten begeleiden door de firma Stonefield. Daarnaast hebben we besloten een GRC-softwarepakket aan te schaffen als hulpmiddel voor het volledig maken en borgen van verplichte beleidsstukken, acties in aan te geven, follow-up te controleren & borgen en een interne awareness programma op te kunnen starten voor medewerkers middels e-learning trainingen. De aanloop heeft wat langer geduurd dan gepland. Dat is voornamelijk veroorzaakt door de coronacrisis die onze branche hard heeft geraakt. Op 1 juni 2021 zijn wij door KIWA-gecertificeerd voor ISO 27001:2017.

Informatiebeveiliging is van toepassing op de primaire en ondersteunende processen van Onemeeting, voor het ontzorgen van boeking tot betaling voor zakelijke bijeenkomsten, vergaderingen, overnachtingen en congressen.

ISO 27001:2013 heeft als doel het beveiligingsniveau binnen Onemeeting.com BV op een noodzakelijk basisniveau te brengen en zo het wederzijds vertrouwen tussen Onemeeting.com BV, organisaties en klanten te bevorderen. Leidraad hiervoor wordt gevormd door het Informatiebeveiligingsbeleid. Dit beschrijft hoe met informatiebeveiliging moet worden omgegaan, waarbij zoveel mogelijk is vermeld aan wie bepaalde richtlijnen in het bijzonder zijn gericht en wie de procedures en maatregelen moeten beheren en uitvoeren. Onemeeting.com BV hanteert ISO 27001:2013 als basis voor het inrichten van een stelsel van beveiligingsmaatregelen. Dit stelsel bestaat uit de volgende onderwerpen:

Voor de ontwikkeling van OMS [Onemeeting System] en Onemeeting is een footprint gemaakt waar het systeem aan moet voldoen. Hierin zijn de volgende vereisten opgenomen:

De ontwikkeling van een systeem staat nooit stil. OMS [Onemeeting System] en onze website Onemeeting worden beheerd door een eigen team van functioneel beheerders in Nederland en een vast team ontwikkelaars bij The Gateway Digital in India. Dagelijks wordt gewerkt aan nieuwe functionaliteiten of verbeteringen van huidige werkwijzen, waarbij we uiteraard onze gebruikers nauw betrokken houden. We werken met een ontwikkelcyclus van 4 weken voor het uploaden van verbeteringen. Hierbij maken we gebruik van feedback die ons bereikt uit klantgebruik (onze ambassadeurs) als ook vanuit interne gebruikers.

Alle input wordt verzameld in een wensenlijst. Deze wordt geprioriteerd met behulp van een eigen beoordelingsmethode waarbij de efficiëntie en de commerciële waarde beiden meewegen voor het bepalen van de prioriteit. De wensenlijsten zijn gedigitaliseerd en worden gedeeld met onze ontwikkelpartner The Gateway Digital. Wekelijks is er overleg over de werkzaamheden en de planning. Grotere projecten worden naast de dagelijkse activiteiten opgepakt.

Uiteindelijk is het de ambitie van Onemeeting om met OMS Onemeeting System alle processen internationaal, volledig digitaal en geautomatiseerd te ondersteunen.